Essentieel Reglement voor Exposanten – Louis Quinze (Fair Edition)
Louis Quinze
1. Organisator
Louis Quinze wordt georganiseerd door:
Youri Gesquiere
Baldewijn Steverlynckstraat 34
8500 Kortrijk
BTW: BE 1040.526.027
(hierna: “de organisator”)
Door het indienen van een deelnameaanvraag verklaart de exposant kennis te hebben genomen van dit reglement en alle bepalingen ervan zonder voorbehoud te aanvaarden.
2. Deelname en selectie
Louis Quinze is een gecureerd Belgisch kunstsalon.
Een deelnameaanvraag gebeurt uitsluitend via het officiële inschrijvingsformulier.
Het indienen van een aanvraag verleent geen automatisch recht op deelname.
De organisator beoordeelt elke aanvraag op basis van onder meer:
-
artistieke kwaliteit;
-
curatoriale visie;
-
samenhang van het aanbod;
-
evenwicht binnen de beurs;
-
beschikbare standruimte;
-
algemene uitstraling van het salon.
De organisator behoudt zich het recht voor een aanvraag zonder opgave van redenen te aanvaarden of te weigeren.
De curatoriale beslissing van de organisator is definitief.
Een deelname is pas definitief na:
a. schriftelijke bevestiging door de organisator;
-
b. ontvangst van het overeengekomen voorschot.
Deelname is persoonlijk en kan niet geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
3. Toegelaten aanbod
De exposant verbindt zich ertoe uitsluitend werken of producten tentoon te stellen die overeenstemmen met de ingediende kandidatuur.
Belangrijke wijzigingen aan kunstenaars, werken of presentatie dienen vooraf schriftelijk te worden goedgekeurd.
De organisator kan op ieder ogenblik beslissen werken, objecten of presentaties te laten verwijderen indien deze:
-
niet overeenstemmen met de goedgekeurde kandidatuur;
-
afbreuk doen aan de kwaliteit of uitstraling van Louis Quinze;
-
strijdig zijn met de curatoriale visie;
-
strijdig zijn met de toepasselijke wetgeving.
Verwijdering gebeurt op kosten en risico van de exposant.
4. Specifieke bepalingen voor galerijen
Galerijen mogen uitsluitend kunstenaars presenteren waarvoor zij over de nodige rechten of toestemming beschikken.
De organisator kan hiervan bewijs opvragen.
Galerijen blijven volledig verantwoordelijk voor:
-
de authenticiteit van de werken;
-
correcte informatie over kunstenaars;
-
correcte prijsaanduidingen;
-
de contractuele relatie met de vertegenwoordigde kunstenaars.
5. Authenticiteit en intellectuele eigendom
De exposant verklaart dat alle tentoongestelde werken authentiek zijn en dat hij gerechtigd is deze tentoon te stellen en te verkopen.
De exposant vrijwaart de organisator tegen iedere aanspraak van derden inzake eigendomsrechten, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten.
6. Standruimte
Standplaatsen worden uitsluitend toegewezen door de organisator.
Bij de toewijzing wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met voorkeuren van de exposant, zonder dat hieruit enig recht kan worden afgeleid.
Indien noodzakelijk voor de organisatie van de beurs kan de organisator de locatie of oppervlakte van een stand wijzigen.
Standen mogen niet:
-
worden onderverhuurd;
-
zonder toestemming worden gedeeld;
-
worden gebruikt voor andere activiteiten dan de goedgekeurde deelname.
7. Presentatie van de stand
Iedere exposant verbindt zich ertoe zijn stand professioneel, verzorgd en veilig in te richten.
De organisator kan redelijke aanpassingen vragen indien de presentatie afbreuk doet aan de uitstraling of kwaliteit van Louis Quinze.
8. Betaling
De betalingsvoorwaarden worden vermeld op het inschrijvingsformulier.
Bij bevestiging van de deelname is een voorschot van 30% verschuldigd.
Het saldo wordt betaald overeenkomstig de overeengekomen betalingsmodaliteiten.
De volledige deelnameprijs dient uiterlijk 60 dagen vóór de opening van de beurs betaald te zijn.
Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege een verwijlintrest van 1% per begonnen maand verschuldigd.
Na ingebrekestelling kan eveneens een forfaitaire schadevergoeding worden aangerekend overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.
Bij niet-betaling kan de organisator:
-
de deelname annuleren;
-
de stand opnieuw toewijzen;
-
alle openstaande bedragen invorderen.
9. Annulatie door de exposant
Bij annulatie blijft het betaalde voorschot definitief verworven door de organisator.
Bij annulatie minder dan zestig dagen vóór de opening blijft de volledige deelnameprijs verschuldigd.
Indien de vrijgekomen stand alsnog volledig opnieuw wordt verhuurd, kan de organisator geheel of gedeeltelijk afzien van verdere invordering zonder daartoe verplicht te zijn.
10. Opbouw en afbouw
Opbouw en afbouw gebeuren uitsluitend binnen de door de organisator vastgelegde tijdsblokken.
Tijdens de openingsuren dient de stand bemand te zijn.
Een voortijdige afbraak van de stand is uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van de organisator.
Goederen die niet uiterlijk 48 uur na afloop van de beurs werden verwijderd, kunnen door de organisator worden verwijderd of opgeslagen op kosten en risico van de exposant.
11. Verkoop
Alle verkoopovereenkomsten worden rechtstreeks afgesloten tussen de exposant en de koper.
De organisator is geen partij bij deze overeenkomsten en draagt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid, tenzij hierover vooraf schriftelijk andere afspraken werden gemaakt.
Wanneer een verkocht werk tijdens de beurs wordt meegenomen, blijft de exposant verantwoordelijk voor een verzorgde en representatieve presentatie van de stand.
12. Orde en gedrag
Van iedere exposant wordt een professionele en respectvolle houding verwacht.
Het is verboden:
-
andere exposanten of bezoekers te hinderen;
-
agressief of intimiderend gedrag te vertonen;
-
overmatige geluidshinder te veroorzaken;
-
promotiemateriaal buiten de eigen stand te verspreiden zonder toestemming;
-
doorgangen of nooduitgangen te blokkeren.
Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan de organisator de deelname onmiddellijk beëindigen zonder recht op terugbetaling.
13. Veiligheid
Alle veiligheidsvoorschriften van de organisator en de beurslocatie dienen strikt te worden nageleefd.
Roken is verboden in alle gesloten ruimtes.
Nooduitgangen, evacuatiewegen en technische installaties dienen steeds vrij te blijven.
14. Verzekering en aansprakelijkheid
De organisator sluit voor de duur van Louis Quinze een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (BA) af voor de organisatie van het evenement.
Deze verzekering dekt uitsluitend de aansprakelijkheid van de organisator binnen de voorwaarden en waarborgen van de afgesloten verzekeringspolis.
De exposant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor:
-
de tentoongestelde werken;
-
standmateriaal;
-
persoonlijke eigendommen;
-
medewerkers;
-
leveranciers;
-
alle goederen die hij naar de beurs brengt.
De organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, beschadiging of vernieling van goederen van de exposant, behoudens in de gevallen waarin zijn aansprakelijkheid voortvloeit uit dwingend recht.
De exposant is aansprakelijk voor alle schade die hijzelf, zijn medewerkers, leveranciers of aangestelden veroorzaken aan de beurslocatie, de infrastructuur, andere exposanten, bezoekers of derden.
De organisator adviseert iedere exposant een passende verzekering af te sluiten voor transport, verblijf en tentoonstelling van de werken.
De organisator voorziet tijdens de openingsuren bewaking aan de ingang en uitgang van Waregem Expo en professionele security na de sluitingstijd.
15. Foto-, video- en communicatierechten
Tijdens de opbouw, de beurs en de afbouw kunnen foto’s en video-opnames worden gemaakt.
De organisator heeft het recht deze beelden te gebruiken voor:
-
website;
-
sociale media;
-
perscommunicatie;
-
publicaties;
-
promotie van toekomstige edities van Louis Quinze.
De exposant verleent hiervoor kosteloos toestemming.
16. Overmacht
Onder overmacht wordt onder meer verstaan: pandemieën, epidemieën, oorlog, terrorisme, overheidsmaatregelen, stakingen, brand, extreme weersomstandigheden, technische storingen of iedere andere gebeurtenis buiten de redelijke controle van de organisator die de organisatie van Louis Quinze onmogelijk of onredelijk bemoeilijkt.
Indien de beurs ten gevolge van overmacht geheel of gedeeltelijk niet kan plaatsvinden, behoudt de organisator zich het recht voor de beurs uit te stellen, te verplaatsen of te annuleren.
In geval van uitstel of verplaatsing blijven alle reeds betaalde voorschotten en andere betalingen automatisch geldig voor de eerstvolgende editie van Louis Quinze. Deze bedragen worden integraal verrekend met de deelnameprijs van die editie en geven geen recht op terugbetaling.
De organisator brengt de exposanten zo spoedig mogelijk op de hoogte van de verdere organisatie.
Behoudens dwingende wettelijke bepalingen kan de exposant in geval van overmacht geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.
17. Privacy
Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en uitsluitend voor de organisatie, administratie en communicatie van Louis Quinze.
18. Slotbepalingen
Indien één of meerdere bepalingen van dit reglement geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Op dit reglement is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.
Geschillen behoren tot de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de maatschappelijke zetel van de organisator is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
19. Aanvaarding van het reglement
Door het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verklaart de exposant kennis te hebben genomen van dit reglement en alle bepalingen ervan integraal te aanvaarden. Het reglement maakt integraal deel uit van de deelnameovereenkomst tussen de organisator en de exposant.